Alesc institui sistema informatizado para armazenar documentos

Até agora, o setor recebeu, aproximadamente, cinco mil caixas de documentos, vindos da Diretoria Financeira

Por determinação da Mesa Diretora da Assembleia Legislativa, foi instituído, no mês de novembro, o sistema informatizado de armazenamento e repositório para a gestão de documentos e conteúdos digitais da Casa, com a utilização do software gratuito denominado open-source Alfresco Content Services Community – Alfresco.

Enio Rubem Lucca Junior, assessor técnico de planejamento da Diretoria Geral, explica que o objetivo é que, ao final do processo de digitalização, as pessoas não tenham a necessidade de ir ao depósito buscar documentos físicos. “A ideia é que tudo esteja disponibilizado via digital e que as pessoas possam consultar esses documentos no seu computador, imprimir, se necessário for e, em casos muito esporádicos, se dirigir ao acervo para pegar algum documento físico. Estamos trabalhando, enquanto assessoria de planejamento, em parceria com a Coordenadoria de Documentação, e vamos abranger todos os setores.”

Os demais sistemas informatizados utilizados na gestão de documentos e conteúdos digitais da Alesc devem gradualmente convergir para integrar o Alfresco como repositório único. O sistema é configurado e adequado para gerir a Tabela de Temporalidade Documental (TTD) e o Plano de Classificação Documental (PCD) da Assembleia Legislativa.

O primeiro setor a ter os documentos arquivados digitalmente é a Diretoria Financeira. Segundo Enio, o setor é o mais crítico em volume e necessidade de conservação do seu acervo. “A partir dai, vamos receber os documentos da Diretoria de Recursos Humanos. A ideia final do projeto é que estejam todos esses documentos disponíveis para consulta no Alfresco.”

O trabalho de alimentação do sistema será contínuo para facilitar a consulta  em menos tempo, com menos uso de papel. Alguns documentos também vão estar disponíveis à consulta pública, uma ferramenta a mais para cumprir o princípio da transparência.

Para o diretor financeiro da Casa, Garibaldi Antonio Ayroso, existe uma preocupação com a guarda e conservação dos documentos, principalmente pela questão jurídica. “Você tem que ter os documentos disponíveis para qualquer consulta, para qualquer dúvida e para, num futuro, auxiliar os funcionários e a própria sociedade. Para deixar claro que a Assembleia é muito transparente na sua relação com a sociedade.”

Túlia Ribeiro, gerente de Controle e Atualização de Atos Normativos, alerta que o projeto de gestão documental vem ao encontro das necessidades da Casa. “Com a mudança de prédio, vimos que a tabela de temporalidade (tempo de conservação dos documentos) estava muito defasada. A gestão documental é em primeiro lugar um levantamento, um diagnóstico da documentação que a Casa produz. Com isso, podemos ver a questão da temporalidade. Quanto tempo de guarda um documento precisa ter e quanto tempo é necessário para o descarte. É uma catalogação da documentação. Tem vários tipos de documentos e tem o permanente, que é esse que vai contar a história do Parlamento daqui a alguns anos.”

Como funciona o processo

Até agora, o setor recebeu, aproximadamente, cinco mil caixas de documentos, vindos da Diretoria Financeira. Estagiários do setor de arquivologia e do Programa Antonieta de Barros – PAB - fazem a análise de todas as caixas e todos os documentos são inventariados.

Carla Pereira, técnica em gestão documental, afirma que a estimativa é de quatro milhões de folhas até o momento. “Esses documentos vão ser analisados em conjunto com a Diretoria Financeira e com base da Tabela de Temporalidade que a Casa tem hoje e está em vigência. Após, será realizado um descarte.”

Conforme Carla, o que for de guarda permanente vai ser armazenado corretamente segundo as normas arquivísticas. Em conjunto, está sendo feita a atualização da tabela de temporalidade e do plano de classificação, os quais foram iniciados pela Diretoria Financeira, em razão da importância desse setor para a Casa.

“Vamos fazer toda a tipologia dos documentos com base nas normas do Conarq (Conselho Nacional de Arquivologia), com base nas normas do Tribunal de Contas, do Tribunal de Justiça, do Ministério Público, para conseguirmos ter uma base que respalde a causa com base na legislação, tendo toda a responsabilidade do cuidado com a coisa pública”, conclui Carla.